Enviar invitaciones diferenciadas por categoría de participante (moderador/panelista/orador, invitado/oyente, intérprete) con antelación suficiente, indicando:
- La fecha y hora de la reunión (precisando el huso horario);
- La plataforma utilizada y la aplicación a descargar o actualizar previamente, en su caso;
- El explorador de Internet con RTC (“Real Time Communication”) recomendado (Chrome o Firefox);
- La URL de la reunión y la clave de acceso;
- Que habrá servicio de interpretación simultánea, y cómo funciona (canal asignado a cada idioma, forma de seleccionarlo o de cambiar de uno a otro);
- Los requisitos técnicos imprescindibles para participar (conexión, auriculares, micrófono si van a tomar la palabra…) ;
- Si se utiliza una plataforma de interpretación con recepción por dispositivos móvil, recordar a los asistentes que usen auriculares de calidad y en buen estado conectados por cable, carguen completamente la batería, y tengan a mano un cargador y una toma de corriente o una batería externa;
- Cómo se gestionarán las preguntas – si se deben enviar previamente por escrito, o se activará la función de preguntas o un chat durante la sesión, para que el moderador las lea en voz alta y puedan ser traducidas.
Si están autorizados o no a grabar la sesión[1].
[1] Téngase en cuenta que la interpretación está protegida por derechos de autor. Para evitar riesgos jurídicos, es imprescindible recabar la autorización de los intérpretes para grabarles, y negociar con ellos la cesión de dichos derechos de autor.