Recomendaciones para la organización de reuniones multilingües por videoconferencia

Generales

  • Conviene que las reuniones virtuales sean lo más breves y concisas posible, pues el formato de videoconferencia crea una carga cognitiva adicional respecto a las reuniones presenciales: el esfuerzo por captar el lenguaje no verbal de oradores y participantes a través de pantallas en miniatura, y la dispersión causada por la multitud de focos de atención (rostros en pantalla, intervenciones orales, documentos escritos, chat, presencias y sonido ambiente en el lugar de conexión, etc.) generan una fatiga específica. Además, una calidad de sonido deficiente produce un efecto estresante.
  • Estas trabas dificultan enormemente la comunicación en una segunda lengua. Para evitar que la barrera lingüística limite su contribución, es vital permitir que los participantes activos se expresen en una lengua que realmente dominen. La interpretación es mucho más necesaria en las reuniones virtuales.
  • Para ello, hay que seleccionar, para cada idioma adicional, un intérprete profesional[1] familiarizado con el tema tratado, y proporcionarle documentación para que se prepare de antemano. Este requisito general es crítico en el caso de la interpretación simultánea remota, en ausencia de interacción presencial entre los organizadores y oradores y el intérprete.

Programación de la reunión

  • Programar la reunión activando la función de interpretación y habilitando a los intérpretes, o contratar una plataforma de interpretación con recepción a través de móvil.
  • Contar con un moderador Y un asistente técnico entrenados para supervisar el aspecto tecnológico de la sesión y atender en todo momento al chat privado con los oyentes e intérpretes, para comprobar que todo se desarrolle correctamente (una misma persona no puede desempeñar ambas funciones).
  • Habilitar, si procede, las funciones de preguntas y de chat, y determinar qué categorías de asistentes pueden verlas o usarlas.
  • Enviar invitaciones diferenciadas en función de la categoría de cada participante (panelista, espectador, intérprete…).
    • Los intérpretes deben recibir un email de invitación para unirse en calidad de “intérpretes”, para mayor seguridad.
  • Invitar a los participantes con antelación suficiente, indicando
  • funcionamiento (canal asignado a cada idioma, forma de seleccionarlo o de cambiar).
  • Los medios técnicos imprescindibles para participar en la videoconferencia (auriculares, conexión, micrófono si van a tomar la palabra …)
  • el uso del chat para comunicar con el anfitrión y con los intérpretes.

Indicaciones específicas para los oyentes:

  • Si se va a utilizar una plataforma de interpretación con recepción por teléfono móvil, recordar a los asistentes que dispongan de auriculares por cable de buena calidad y en buen estado, carguen completamente la batería, y tengan a mano un cargador y una toma de corriente;
  • Indicar que las preguntas se deben formular de antemano por escrito, o a través del chat en caso de que surjan a lo largo de la sesión, para que el moderador las lea en voz alta, si procede y da tiempo;

Antes de empezar la reunión

  • Además del sistema de videoconferencia, hay que probar la función o la plataforma de interpretación la víspera o un poco antes de la reunión. Estas pruebas deben centrarse en la recepción del mensaje original y la emisión y recepción de la interpretación, sin superar los 10-15 minutos de duración. En caso de pruebas más exhaustivas o prolongadas, se aplicarán las condiciones de un ensayo general.

Al empezar la sesión

  • Iniciar la sesión en modo de prueba o de prácticas o con sala de espera para los asistentes, para probar el sonido y la interpretación antes de dar comienzo a las intervenciones.
  • Silenciar todos los micrófonos de entrada, y activar la cámara y el micrófono de quienes intervengan en cada momento únicamente;
  • Iniciar la sesión con comentarios generales para dar tiempo a que se vayan incorporando los participantes (cuando el intérprete trabaje en solitario no se le pedirá que traduzca toda la alocución de bienvenida del orador destinada a dar tiempo a que se incorporen los asistentes, a fin de evitar que acumule fatiga antes de comenzar su prestación efectiva).
  • Al comienzo de la reunión, recordar (por ejemplo mediante una diapositiva) el funcionamiento y uso del servicio de interpretación, y, en su caso, presentar al intérprete.[2]

Durante la sesión

  •  Moderar el turno de palabra para que no se solapen las intervenciones (una de las ventajas de la videoconferencia es que no se superponen las voces, pero sí pueden entrecortarse);
  • Recopilar las preguntas formuladas a través del chat (s se admiten) para que el moderador las lea en voz alta junto con las formuladas previamente a la sesión, para que puedan ser interpretadas a todas las lenguas de trabajo. Hay que evitar las preguntas orales del público, que rara vez dispone de micrófono profesional.

[1] Dos intérpretes si la sesión dura más de 60 minutos

[2] Presentar al intérprete con su cámara abierta antes de activar la función de interpretación permite poner cara” a las voces que acompañarán la sesión y facilita el seguimiento de una reunión virtual