Recomendaciones para la organización de reuniones multilingües por videoconferencia

Generales

Programación

Invitación

Antes de empezar

Al empezar

Durante la sesión

Generales

Conviene que las reuniones virtuales sean lo más breves y concisas posible, pues el formato de videoconferencia crea una carga cognitiva adicional respecto a las reuniones presenciales: el esfuerzo por captar el lenguaje no verbal de oradores y participantes a través de pantallas en miniatura, y la dispersión causada por la multitud de focos de atención (rostros en pantalla, intervenciones orales, documentos escritos, chat, presencias y sonido ambiente en el lugar de conexión, etc.) generan una fatiga específica. Además, una calidad de sonido imperfecta produce un efecto estresante.

Estas trabas dificultan enormemente la comunicación en una segunda lengua. Para evitar que la barrera lingüística limite su contribución, es vital que los participantes activos se expresen en una lengua que realmente dominen. La interpretación es mucho más necesaria en las reuniones virtuales.

Para ello, hay que seleccionar, para cada idioma adicional, un intérprete profesional (2 intérpretes si la sesión dura más de 60 minutos) familiarizado con el tema tratado, y proporcionarle documentación para que se prepare de antemano. Este requisito general es crítico en el caso de la interpretación simultánea remota, que no permite la interacción presencial entre los organizadores y oradores y el intérprete.

Programación de la reunión

Programar la reunión activando la función de interpretación y habilitando a los intérpretes, o contratar una plataforma de interpretación con recepción a través de móvil.

Contar con un moderador Y un asistente técnico entrenados para supervisar el aspecto tecnológico de la sesión y atender el chat privado con los oyentes e intérpretes, para comprobar que todo se desarrolle correctamente en todo momento(una misma persona no puede desempeñar ambas funciones).

Invitar a los participantes

Enviar invitaciones diferenciadas por categoría de participante (moderador/panelista/orador, invitado/oyente, intérprete) con antelación suficiente, indicando:

  • La fecha y hora de la reunión (precisando el huso horario);
  • La plataforma utilizada y la aplicación a descargar o actualizar previamente, en su caso;
  • El explorador de Internet con RTC (“Real Time Communication”) recomendado (Chrome o Firefox);
  • La URL de la reunión y la clave de acceso;
  • Que habrá servicio de interpretación simultánea, y cómo funciona (canal asignado a cada idioma, forma de seleccionarlo o de cambiar de uno a otro);
  • Los requisitos técnicos imprescindibles para participar (conexión, auriculares, micrófono si van a tomar la palabra…) ;
  • Si se utiliza una plataforma de interpretación con recepción por dispositivos móvil, recordar a los asistentes que usen auriculares de calidad y en buen estado conectados por cable, carguen completamente la batería, y tengan a mano un cargador y una toma de corriente o una batería externa;
  • Cómo se gestionarán las preguntas – si se deben enviar previamente por escrito, o se activará la función de preguntas o un chat durante la sesión, para que el moderador las lea en voz alta y puedan ser traducidas.

Si están autorizados o no a grabar la sesión[1].

 

[1] Téngase en cuenta que la interpretación está protegida por derechos de autor. Para evitar riesgos jurídicos, es imprescindible recabar la autorización de los intérpretes para grabarles, y negociar con ellos la cesión de dichos derechos de autor.

Antes de empezar la sesión

Además del sistema de videoconferencia, hay que probar la función o la plataforma de interpretación la víspera o un poco antes de la reunión. Estas pruebas deben centrarse exclusivamente en la recepción del mensaje original y la emisión y recepción de la interpretación.

Al empezar la sesión

  • Iniciar la sesión en modo de prueba o de prácticas o con sala de espera para los asistentes, para volver a probar el sonido y la función de interpretación antes de dar comienzo a las intervenciones.
  • Silenciar todos los micrófonos de entrada, y activar la cámara y el micrófono de quienes intervengan en cada momento únicamente;
  • Iniciar la sesión con comentarios generales para dar tiempo a que se vayan incorporando los participantes (cuando el intérprete trabaje en solitario no se le pedirá que traduzca toda la alocución de bienvenida del orador destinada a dar tiempo a que se incorporen los asistentes, para evitar que acumule fatiga antes de comenzar su prestación efectiva).
  • Al comienzo de la reunión, recordar (por ejemplo mediante una diapositiva) el funcionamiento y uso del servicio de interpretación, y, en su caso, presentar al intérprete.[1]

 

[1] Presentar al intérprete con su cámara abierta antes de activar la función de interpretación permite “poner cara” a las voces que acompañarán la sesión y facilita el seguimiento de una reunión virtual.

 

Durante la sesión

  • Moderar el turno de palabra para que no se solapen las intervenciones.
    La videoconferencia presenta a ventaja de que no se pueden superponer las voces (lo cual la hace ideal para focus groups y otras dinámicas de grupo), pero si se dejan todos los micrófonos abiertos, los participantes pueden quitarse la palabra e interrumpirse mutuamente.
  • Recopilar las preguntas formuladas a través del chat para que el moderador las lea en voz alta junto con las formuladas previamente a la sesión, de modo que puedan ser interpretadas a todas las lenguas de trabajo.

Hay que evitar las preguntas orales del público, que rara vez dispone de micrófono profesional.