Conviene que las reuniones virtuales sean lo más breves y concisas posible, pues el formato de videoconferencia crea una carga cognitiva adicional respecto a las reuniones presenciales: el esfuerzo por captar el lenguaje no verbal de oradores y participantes a través de pantallas en miniatura, y la dispersión causada por la multitud de focos de atención (rostros en pantalla, intervenciones orales, documentos escritos, chat, presencias y sonido ambiente en el lugar de conexión, etc.) generan una fatiga específica. Además, una calidad de sonido imperfecta produce un efecto estresante.
Estas trabas dificultan enormemente la comunicación en una segunda lengua. Para evitar que la barrera lingüística limite su contribución, es vital que los participantes activos se expresen en una lengua que realmente dominen. La interpretación es mucho más necesaria en las reuniones virtuales.
Para ello, hay que seleccionar, para cada idioma adicional, un intérprete profesional (2 intérpretes si la sesión dura más de 60 minutos) familiarizado con el tema tratado, y proporcionarle documentación para que se prepare de antemano. Este requisito general es crítico en el caso de la interpretación simultánea remota, que no permite la interacción presencial entre los organizadores y oradores y el intérprete.